Görev Tanımı

1. İhale Ön Hazırlık ve Yaklaşık Maliyet Bölümü

• Birime gelen talep yazısı, talep formu, komisyon yazısı vb. evrakların kontrollerini yapmak ve varsa eksiklerini gidermek.
• Teknik Şartnamelerin kontrolünü yapmak varsa eksiklikleri gidermek.
• Piyasa fiyat araştırması yapmak.
• Diğer kamu kurum ve kuruluşların alım fiyatlarının öğrenmek.
• Depo fiyatlarını ve Malzeme Kaynakları Yönetimi Sistemi (MKYS) fiyatlarını sorgulamak.
• Satın alınması planlanan mal, hizmet ve yapım işinin yaklaşık maliyetini belirlemek ve yaklaşık maliyet cetvelini hazırlamak.
• Ödenek kontrolü yapmak.
• İhale Onay belgesi düzenlemek.
• Tahmini bedeli 200.000 TL. üzerinde olan tıbbi cihazlar için, Tıbbi Cihaz Daimi Özel İhtisas Komisyonu (TCDÖİK) onayı almak.
• Ön izin onayı gerekli durumlarda ön izin almak.
• Gerekli durumlarda TÜİK verilerine göre fiyat güncellemesi yapmak.
• Asıl evrak dosyasına dizi pusulası düzenlenerek ihale sorumlusuna teslim etmek.
• Genel Müdürlük birimlerinden gelen taleplerin talep değerlendirme komisyonu tarafından incelenmesi için dosya arşivi oluşturmak.

2. İhale Bölümü

• Genel Müdürlüğün mal ve hizmet alımları ile yapım işlerini 4734, 4735, 5018 sayılı kanunlar ile bu kanunlara dayanılarak çıkarılan ikincil mevzuata uygun olarak satın alma yöntemini belirlemek üzere çalışmalar yapmak.
• İhale sürecindeki ilgili dokümanları hazırlamak ve teslim alınan ihale evraklarının uygunluk kontrolünü yapmak.
• İhale ile satın alınmasına karar verilen mal, hizmet ve yapım işlerinin ihale işlem dosyasını Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden hazırlamak.
• İhale İlanını Kamu İhale Kurumu ve Basın İlan Kurumuna göndererek ilanın yayımlanmasını sağlamak.
• İstekli olanların EKAP üzerinden ya da ihale biriminden ihale dokümanlarını almalarını sağlamak.
• İhaleye katılacak isteklilerin teklif zarflarını tutanak dâhilinde teslim almak.
• İhale tarihinde İhale teklif zarflarını ihale komisyonuna teslim etmek.
• İhale komisyonunca alınan ihale kararının hazırlanması ve komisyon üyelerine imzalatılması işlemlerini yapmak.
• Gerekli durumlarda zeyilname düzenlemek.
• İhaleye katılan isteklilerin EKAP üzerinden yasaklılık teyitlerini kontrol etmek.
• İhale komisyon kararını onay için harcama yetkilisine sunmak.
• İhale üzerinde bırakılan istekliye sözleşmeye davet yapmak.
• 4735 Sayılı kanun kapsamında yapılan İhale Sözleşmesini Harcama Yetkilisinin onayına sunmak.
• Hizmet ve yapım işlerinde ihale üzerinde bırakılan yüklenici firma ile sözleşme imzalandığını SGK’ya bildirmek.
• Sonuçlanan ihalenin, ihale komisyon kararını ihaleye katılan tüm isteklilere ve Kamu İhale Kurumuna bildirmek.
• 678 Sayılı Kanun kapsamında firma tahkikatı yapılması için Emniyet Genel Müdürlüğüne talepte bulunmak.

3. Doğrudan Temin Bölümü

• Genel Müdürlüğün ihtiyaç duyulan mal/malzeme, hizmet ve yapım işlerinin 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22. Maddesine göre satın alınma işlemlerini yapmak.
• Komisyon tarafından doğrudan temin yöntemi ile alımına karar verilen mal, hizmet veya yapım işleri için piyasa fiyat araştırması yapmak üzere, harcama yetkilisinin onayı ile piyasa fiyat araştırma komisyonu oluşturmak.
• Teknik şartnameye göre fiyat teklif formu düzenlemek.
• Teknik şartname veya alımla ilgili bilgiler hakkında ilan formu düzenleyerek, Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü web sayfasında yayınlanmasını sağlamak.
• Firmalara faks ve e-posta olarak teknik şartname ve teklif mektubu göndermek ve fiyat teklifi istemek.
• İlan süresi bitiminde firma tekliflerinin piyasa fiyat araştırma Komisyonu tarafından değerlendirilmesini sağlamak ve piyasa fiyat araştırma tutanağını düzenlemek.
• Ödenek kontrolü yaparak bütçe onayı almak.
• Gerektiğinde EKAP üzerinden firma yasaklılık teyidi sorgulaması yapmak.
• Gerektiğinde Muayene komisyonu ile kontrol teşkilatı onaylarını almak.
• Gerektiğinde İlgili firmaya alım için sipariş vermek ve mal/malzemenin teslim edilmesini sağlamak.

4. Muayene - Sözleşme Takip Bölümü

• İhale işlemi sonuçlanmış mal ve hizmet alımı ya da yapım işinin ihale işlem dosyasını devralmak.
• Mal muayene kabul komisyonu, hizmet alımlarında kontrol teşkilatı ve muayene kabul komisyonu, yapım işlerinde yapı denetim komisyonu ve geçici kabul komisyonu onaylarını almak ve komisyona tebliğ etmek.
• İlgili firmalar ve komisyon üyeleri arasındaki iletişimi sağlamak.
• Yapım işlerinde geçici kabul süresinin dolmasından sonra kesin kabul komisyonu oluşturmak ve ihale yetkilisinin onayına sunmak.
• Süresinde teslim edilmeyen, süresinde içerisinde yerine getirilmeyen, süresinde yapılmayan mal, hizmet ve yapım işlemlerinin mevzuatlara göre ihtar ve cezai işlem uygulanmasını sağlamak.
• Ödeme evraklarını düzenleyerek tahakkuk birimine göndermek.
• Muhafaza edilmesi için kesin teminat mektubunu ilgili saymanlığa göndermek ve süresi dolan teminatların serbest bırakılması için gerekli iş ve işlemleri yapmak.
• İş deneyim belgelerini düzenlemek.
• EBYS üzerinden ve fiziki olarak Satın alma Birimine gelen evrakların birim içerisinde dağılımını gerçekleştirmek.
• Hukuk ve Mevzuat Daire Başkanlığından gelen haciz ihbarnamelerini cevaplandırmak.
• ALO-171 personelinin kıdem tazminatı hesaplama işlemlerini yürütmek.

5. Tahakkuk Bölümü

• Sözleşme Birimi tarafından gönderilen İhale İşlem Dosyasını teslim alarak kontrolünü yapmak.
• Ödeme işlemi Genel Bütçe Harcama Kalemi kullanılarak yapılacak ise Kamu Bilgi Sisteminde (KBS) tahakkuk evraklarını düzenlemek.
• Ödeme işlemi Döner Sermaye Harcama Kalemi kullanılarak yapılacak ise Tek Düzen Muhasebe Sistemini (TDMS) kullanarak tahakkuk evraklarını düzenlemek.
• Genel Müdürlüğün elektrik, su, telefon, internet, doğalgaz vb. fatura ödemelerinin tahakkuk işlemlerini yapmak.
• Ödemesi yapılacak her türlü tahakkuk işleminin hazırlanan ödeme emri belgelerini gerçekleştirme görevlisinin imzasına, harcama yetkilisinin onayına sunmak.
• Onaylanan ödeme emri belgelerini ödemenin gerçekleştirilmesi amacıyla Merkez Saymanlık Müdürlüğüne göndermek.

6. Avans ve Kredi Bölümü

• Ödenek kontrolü yapmak.
• Avans ve kredi talebine istinaden harcama talimatı ya da makam onayı almak.
• Muhasebe işlem fişini düzenlemek ve saymanlığa göndermek.
• Devlet Malzeme Ofisi (DMO) sipariş yazılarını yazmak.
• Malzemelerin teslim edilmesi sürecinde muayene komisyonu ve teslim tesellüm tutanağı hazırlamak.
• Fatura takibi yapmak, faturaları ödeme emrine bağlayarak ilgili saymanlıklara teslim etmek.
• Açılan avans ve kredileri yasal süre içerisinde kapatmak.