Görev Tanımı

1. Stok Takip ve Analiz Bölümü

  • Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak tartarak ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
  • Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
  • Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
  • Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
  • Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
  • Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
  • Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları ilgili birim sorumlularına bildirmek.
  • Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
  • Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
  • Kayıtlarını tuttuğun taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak

2. Nöbetçi Memurluğu Bölümü

  • Nöbet saatleri içerisinde ulaşım hizmetlerinin kontrol ve organizasyonunu yapmak.
  • Kurumda doğabilecek elektrik, doğal gaz, su ve benzeri her türlü arızasının nöbet saatleri içerisinde çözmek.
  • Ek binaların (aşı ve serum üretim laboratuvarı dâhil) kontrolünü yapmak.
  • Nöbetçi güvenlik personellerinin kontrol ve denetimini sağlamak.
  • Nöbet defteri tutmak, gece faaliyet ve aksaklıkların deftere işlenmesi, aksaklıkların sorumlu amirlere bildirildikten sonra nöbetten ayrılmak.
  • Bağlı birim amirinin her an denetim ve değerlendirme için nöbet defterinin hazır tutulmak.

3. Koruma ve Güvenlik Bölümü

  • 5188 sayılı kanun ve uygulamasına ilişkin yönetmelikte belirtilen görevler ile nöbet hizmetlerini yürütmek.
  • Genel Müdürlük bünyesinde bulunan tüm personel, tesis, makine, araç ve gereçlerini her türlü sabotaj, yangın, hırsızlık vb. tehdit ve tehlikelerden korumak.
  • Herhangi bir olay halinde genel kolluk kuvvetlerini anında haberdar etmek. Kolluk kuvvetleri gelinceye kadar gerekli önlemleri alarak, ilgili şahısları kolluk kuvvetlerine teslim etmek.
  • Suç delillerini muhafaza etmek.
  • Sivil Savunma örgütüne yardımcı olmak.
  • Kampus alanı içinde ve çevresinde dolaşan şüpheli kişiler hakkında gerekli emniyet tedbirlerini alarak, müdahale etmek.
  • Genel Müdürlük ve kampüs alanına girişte kimlik kontrolü yapmak.
  • Araç giriş-çıkış kontrollerini yapmak.
  • Devriye kontrol görevini yapmak.
  • Gerektiğinde danışma memurluğu görevini yerine getirmek.
  • Görevlerini mevzuat hükümleri, plan ve programlar, genel prensipler ve verilen direktifler doğrultusunda tam ve zamanında yerine getirmek.

4. Araç Sevk Bölümü

  • Araç arızaları ve malzeme eksikliklerin tespit edilerek, talepleri yapmak.
  • Garajda her türlü güvenlik tedbirleri ile bakım, temizlik ve intizama uymak.
  • Garaj görevlileri sevk ve görevlendirilmeler hususunda, garaj ile ilgili demirbaşları temin ve muhafazası husussunda azami önem göstermek.
  • İdaresine verilen resmi araçların bakım, temizlik ve gerektiğinde tamirat işlerini yaptırmak ve bunları çalışır vaziyette bulundurmak.
  • Araçların trafik muayenelerini veya plaka değiştirme ile ilgili kontrol işlerini zamanında yaptırmak ve akaryakıt ihtiyacını sağlamak.
  • Garajda veya araçlarda meydana gelen hasarları zamanında tespit etmek ve amirlerine yazılı olarak bildirmek.
  • Garajın her türlü ihtiyacını tespit edip temini için bağlı bulunduğu Daire Başkanlığına bildirmek.
  • Araçların yakıt sarfiyatı ile bakım ve onarım masraflarına ilişkin tüm kayıtları tutulmak ve gerektiğinde aylık ve yıllık olarak raporlama yapmak.
  • Garajdaki evrak ve dosyaların tasnifi, tanzimi ve muhafaza edilmesi ile arşivlemesini sağlamak ve kontrol etmek.
  • Gönderilen yazıların birer nüshasını birim arşivinde saklanmasına yönelik işleri takip etmek.
  • Çalışmalarında gizlilik ilkesine bağlı kalmak, müşterilere/hizmet sunulan kesime ait gizli bilgileri ve tescilli hakları korumak, görevlerini dürüst, tarafsız olarak yerine getirmek.

5. Bahçe ve Temizlik Bölümü

  • Kurum bahçesinin bakımı ve çevrenin temizliğini yapmak.
  • Çiçek dikimi, mevsimine göre ağaç budama, düzenli olarak çim biçilme işlerini yapmak.
  • Tıbbi ve evsel atıkların dönüşüm işlemlerini yürütmek.
  • Resmi bayramlarda kurum bayrağının takip ederek asılmasını sağlamak.
  • Kış mevsiminde yağmur, kar ve buzlanma temizliğini yapmak.

6. Evrak Bölümü

  • Genel müdürlüğümüze bakanlığımız evrak biriminden, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden gelen evraklar, konusuna göre ilgili daire başkanlığına veya koordinatörlüklere havalesini yapmak.
  • Havalesi gelen evrakların asıllarının kurye ile evrak biriminden zimmet karşılığında teslim alarak birime getirmek.
  • Bakanlığımız evrak biriminden getirilen evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden havalesi kontrol edilip, akış notu düşülerek evrak kutularına koymak.
  • Daire başkanlıkları ve koordinatörlüklere evrakların teslim etmek.
  • Genel Müdürlük hitaplı olan evrakları teslim alarak kayıt altına almak.
  • İmzadan çıkan tüm yazılar otomatik olarak gereği için Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden Evraka düşmek.
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile özel, tüzel şirket ve şahıslara yazılan yazıların evrak giden servisine havalesini yapılmak.
  • Genel Müdürlük, Daire Başkanlıkları ve Koordinatörlüklerden birime getirilen fiziki evrak Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kontrol edilip, akış notu eklemek.
  • Evrakların iadeli taahhütlü, acil posta sistemi (APS), adi posta olarak hazırlanıp zarfa konulup zimmet listesi yapılarak postaya ve kargoya verilmek üzere evrak giden servisine teslim etmek.

7. Arşiv Bölümü

  • Genel Müdürlük arşiv hizmetlerini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik doğrultusunda yürütmek.
  • Her türlü bilgi ve belgeyi derlemek, ayıklamak ve her an kullanılabilecek şekilde tasnif edilmesini ve muhafazasını sağlamak.
  • Genel Müdürlük Birim Arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzemenin dosya döküm muhteviyatı ve klasör sırt etiketi yapıştırılarak kurum arşivine devir-teslimini sağlamak.
  • Tüm daire başkanlıklarında birim arşivi hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak.
  • Teslim alınan evrakların kontrolünü; mevzuat ve yönetmeliğe göre yaparak, tasnif edilmesini sağlamak.
  • Kurum ve birim arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirler almak.
  • Birim arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha listelerinin hazırlanma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
  • Arşivden yararlanma esaslarına göre arşivdeki araştırma taleplerini karşılamak.
  • Arşivden yararlanacakların isteklerini ve faaliyetlerini “Arşiv Evrakı İstem Takip Formu” doldurularak yerine getirmek.
  • Birimlerde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzemenin, İdarece uygun görüldüğünde kurum arşivine devir-teslimini sağlanmak.
  • Arşivlerinde ayıklama-imha ve saklama işlemlerinin yapılmasını koordine etmek.
  • Yönetmelikler doğrultusunda arşiv düzenini sağlamak.
  • Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek malzemeyi ayırmak.
  • Ocak ayında kurum arşiv hizmetleri faaliyet raporu düzenlenerek, Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne göndermek.